メルマガ制作情報局

テスト配信のつもりが本配信 誤配信からの対応方法

コラム

メルマガ配信をする前に実施される関係者向けの「テスト配信」。
原稿内容の確認が主な目的です。HTMLメールの場合なら表示崩れの確認もあわせておこなわれることもあります。

テスト配信は、メルマガ配信には欠かせない工程なのです。
メルマガ配信ツールには、テスト配信と本配信を混同しないような仕組みが施されていることがほとんど。しかし稀にテスト配信のつもりで本配信をしてしまったり、本配信にテスト配信用の原稿をセットしてしまったりする誤配信が起きてます。

このような誤配信が発覚した際は、迅速にお詫びメールを用意することをおすすめです。正しい原稿を再送するよりも先に、お詫びの一報を入れるべきだと思われます。
誤配信が起きた経緯や問題、今後の対策などをあわせてお知らせできればより丁寧ですが、お詫びメールを送るスピードも両立する必要があります。

メルマガ配信の前にミスに備えたガイドラインの作成しておくと、万が一の誤配信時に迅速な対応が可能です。
誤配信の影響が重大な場合には、コーポレートサイトにお詫び文を掲載するなどの対応も必要ですので、誤配信時の対応体制についても事前に取り決めておくと迅速な行動につながります。


【まとめ】
・誤配信後のお詫びメールは迅速に
・誤配信が起きた際のガイドラインを事前に作成
・お詫び文の掲載先など、社内の対応体制を整備しておく