メルマガ運用で避けたいのが、“配信ミス”。
とはいえメルマガ配信にミスは起きてしまうものです。

今回は、ライトアップのメルマガディレクターが見たメルマガ配信ミス5選を、原因と対策とともにまとめます。

INDEX
・自分ではない別人の名前が書かれたメールが届いた
・メルマガフッターの下に担当者の署名が入っていた
・HTMLソースがそのまま表示されて配信される
・メールの問い合わせ先がない／返信したら送信エラーになった
・期待通りに閲覧・操作できない

自分ではない別人の名前が書かれたメールが届いた

メールを開封したら、宛名の「〇〇様」の箇所が、自分ではない別人の名前だった。閲読側からするとよく見かける例です。
ユーザからするとメールアドレスが流出したのかな……なんて不安になってしまいます。

＜原因＞
アドレス帳の更新や、配信リスト作成の際に、アドレス帳のデータ項目（カラム）にズレが生じたために起こるミスです。

メルマガ配信ツールでは、配信先ごとに氏名や会員IDなどの会員情報を出し分ける「差し込み機能」があり、会員情報をアドレス帳で管理しています。

アドレス帳はcsvデータなどでダウンロードして手元で更新することができますが、何らかの原因で行と列がずれ、別の会員情報が混じってしまったと考えられます。

＜対策＞
会員情報や配信リストの作成・更新をcsvで直接行うようなフローは、できるだけ避けましょう。配信ツールの機能を使い、会員情報の更新や配信リストの作成をすることで、アドレス帳のデータ項目のズレを防ぐことができます。

メルマガフッターの下に担当者の署名が入っていた

メルマガの最下部には「フッター」と呼ばれるエリアがあり、送信元の会社情報や問い合わせ先、配信停止のリンクなどが記載されています。
このフッターのさらに下に、担当者自身の署名が入っていたというケースです。

＜原因＞
メルマガの原稿をGmailやoutlookなどのメールソフトに直接貼り付けて、確認作業などのやりとりをしていたために起きたミスだと考えられます。

メルマガ業務担当者が普段使いのメールソフトに登録している「署名テンプレート」。自動的にメールに挿入できる機能がありますが、署名が反映されていることに気付かずに、メールからメルマガ原稿のテキストをコピーして本番の配信ツールへ登録すると、担当者の署名も一緒にコピペされてしまうということ。

できれば避けたほうが良いですが、配信ツールを使わずにメールソフトから配信をした場合にも、メルマガ業務担当者の署名が入ってしまうことも考えられます。

＜対策＞
メルマガの原稿はテキストのみであっても、テキストデータなどのファイル形式で取り扱うようにしましょう。
また、メルマガ配信の際は、たとえ配信件数が少なくても、配信ツールを使うようにしましょう。配信文面の管理は配信ツール上で行う、テスト配信は本配信と同じ配信ツールを使用する、などの運用ルールを設けることが大切です。
さらに、テスト配信の段階からダブルチェックを徹底することで、配信内容のミスを防ぐことができます。

HTMLソースがそのまま表示されて配信される

メールを開いたらテキストや画像が出てくるかと思いきや、HTMLソースがそのまま表示されて配信されてしまったというケース。
HTMLソースを見慣れないユーザが見たら、びっくりしてしまいます。

＜原因＞
HTML構文に誤りがあるために起こるミスです。HTML構文自体に誤りがなくても、配信ツールに貼り付ける際に全文貼り付けができていなければ、同様のミスが起こります。

＜対策＞
配信ツールにHTMLソースを貼り付けて制作する場合は、必ず同じ配信ツールを使ってテスト配信をし、表示に問題がないか確認してから本配信しましょう。

また、配信ツールによっては独自の構文ルールが設けられていることがあります。
これによる表示崩れを避けるためにも、本配信と同じ環境でテスト配信を行い、表示を確認しましょう。

メールの問い合わせ先がない／返信したら送信エラーになった

メールの内容に疑問があり問い合わせようとしたら、問い合わせ先が記載されていなかったというケースです。
また、問い合わせ先がないので、メールに直接返信したら、送信専用アドレスだったようで送信エラーになってしまいました。

＜原因＞
メルマガ配信のマナーと法律についての認識不足が原因です。
メルマガ配信にかかわる主な法律は個人情報保護法と特電法（特定電子メール法）で、このケースでは後者が該当します。
特電法とは迷惑メールを規制する目的で制定された法律で、メルマガに送信元の情報や問い合わせ先を記載することが定められています。

＜対策＞
メルマガ運用担当者は、メルマガ配信にかかわるマナーや法律を理解しておく必要があります。前回のコラムで詳しくご紹介していますので、ご覧ください。

また、送信専用アドレスを使用する場合は、その旨を問い合わせ先とともに、フッターなどで案内しておくと良いでしょう。

期待通りに閲覧・操作できない

最後に、HTMLメールでよくあるミスの例をまとめてご紹介します。

・デザインやテキストの表示が崩れている
・リンクエラー／リンク先の設定ミス／クリックできない
・画像が表示されない

HTMLメールは画像とテキストで構成されるので読みやすく、またどこをクリック／タップすればページ遷移するのかが分かりやすくなっています。
そのため、ユーザが期待した通りに閲覧・操作できなかったときは、ユーザの離脱につながりかねません。
例えば、メルマガで気になる商品を見つけてボタンをクリック／タップしたのに、まったく違う商品のページに飛んでしまったら、ちょっとがっかりしませんか？
ユーザをがっかりさせないためにも、本配信の前に隅々までしっかりチェックしましょう。

＜原因＞
・デザインやテキストの表示が崩れている　…さまざまな受信環境での表示確認不足
・リンクエラー／リンク先の設定ミス／クリックできない　…リンク先の設定ミス
・画像が表示されない　…画像パスの設定ミス

＜対策＞
メールの表示は、ユーザの受信環境（OS、デバイス、ブラウザ、メールソフトなど）に依存します。そのため、実機やシミュレーターで表示崩れがないかを確認し、できるだけ多くの受信環境で閲覧できるようにコーディングします。
また、ミラーページ（見られない方ページ）を作成し、万が一表示崩れが起きても、きれいに閲覧できるような措置を取りましょう。

リンク先や画像パスの設定ミスについても、本配信の前によく確認しましょう。
特にリリース前の商品・サービス情報を扱う場合は、遷移先のページができていなかったり、開発環境のリンクを設定してテスト配信をしたりすることがあります。
本配信の前に正しいリンク先を設置しなおし、ユーザが意図した通りに閲覧・遷移できるかを確認しましょう。

メルマガ運用の当事者ほど、細かな点に気付かないものです。
必ず複数人でチェック（第三者チェックを入れると尚良い）をしましょう。

コラム監修

米澤信弘（よねざわのぶひろ）
株式会社ライトアップ　ｉクリエイショングループマネージャー

20年以上メールマーケティングに従事し、数多くのノウハウを確立。
企業メルマガのコンサルティングやコンテンツ制作を支援するとともに、セミナーにも登壇。
宣伝会議「メールマーケティング実践講座」担当講師を務める。